رزان الحسيني 23 أكتوبر 2012
أصبحَ اللجوء إلى منظمي الأعراس ضرورة نسبية لضمان نجاح حفل الزفاف من دون أي إستثناءات أو أخطاء، خصوصاً إذا لم يكن العروسان يملكان وقتاً كافياً أو خبرة في هذا المجال.
ويُعدّ "مُخطّط" حفل الزفاف أو كما يطلق عليه الـ Wedding Planner الشخص المناسب للمساعدة تحديداً في إدارة الإحتفال. ورغم إحترافه في هذا المجال كونه الوحيد الذي يقوم بدور المدير المالي والوسيط والفنان والعامل على تحقيق كل الأحلام... إلا أنّ مهامه لا تعني جهل العروسين في إدارة شؤون زفافهما بل محاولة منهما للتخفيف من الأعباء والتقليل من عوامل الضغط النفسي.
أيضاً، فإنّ بعض منظمي الحفلات يتنصلون من مهامهم لأسباب متفاوتة ويعتبرون بعضها خارج نطاق مسؤولياتهم، إلا في حال طُلبَت منهم شخصياً مقابل إرتفاع في الأجر المادي.
في ما يلي نقدم لكِ نبذة سريعة عن المواصفات والمهام التي يجب أن يتحلى بها مخطّط حفل الزفاف إضافة إلى مسؤولياته الكاملة ما عدا في حال قرّرتِ إيكال بعضها لنفسك أو لآخرين من عائلتكِ.
الصفات التي يجب توافرها في مُخطِّط حفل الزفاف:
الدبلوماسية والقدرة على التفاوض بشكل جيد.
الهدوء النفسي للتعامل مع المصاعب والآراء المختلفة.
الذوق الرفيع والحس المرهف خاصةً بالنسبة إلى الأمور المتعلقة بإختيار الفرقة الموسيقية وتنسيق الأزهار وإستقدام المصورين...
الحرفية والتمتع بعلاقات عمل واسعة النطاق للحصول على أفضل الصفقات.
الإقتصاد في إدارة الأمور المالية وعدم البذخ، وجلب أفضل الخدمات بأقل الأسعار.
مواكبة الموضة والعصر في جميع الأمور المتعلقة بالألوان والموسيقى والديكور...
الإلمام بعادات وتقاليد ومعتقدات مختلف الأديان لأنها تدخل أحياناً في طرق إعداد الحفل.
المهام التي يجب أن يتحمّلها مُخطِط حفل الزفاف:
المساعدة في إختيار مكان الحفل وفقاً للميزانية المتاحة ورغبة العروسين.
المساعدة في إنتقاء بطاقات الدعوة بحسب موضوع الحفل.
توثيق جميع الصفقات مع المحال التجارية بعقود مكتوبة تلافياً للوقوع في أي سوء تفاهم.
معرفة لون فستان العروس وبعض تفاصيله.
مساعدة العريس في إختيار البدلة المناسبة.
إختيار الزفة والفرقة وعدد أفرادها.
إختيار ملابس الفرقة والموسيقى بالتنسيق مع العروس وديكور الحفل وموضوعه.
تنسيق الأزهار ومتابعة المتخصّصين.
الإهتمام بباقة العروس.
تنظيم كل فقرات الحفل.
التحكم في التصميم العام للحفل أي الـ Design.
التنسيق مع الشخص المعني للكلمة الإفتتاحية.
تنسيق وقت دخول المدعوين إلى الصالة.
ترتيب جلوس الضيوف بحيث يرى الجميع العروسين، بالإضافة إلى تسهيل حرَكتهم وإنتقالهم إلى مكان تناول العشاء (البوفيه).
التعاون مع الفندق في كل التفاصيل والمتابعة في تأكيد الحجوزات.
التأكد من جهوزية غرفة العروسين قبل وصولهما إلى الحفل.
تذوق الطعام والتنسيق مع الشيف بموافقة مسبقة من العروسين.
إدارة الوقت بشكل جيد والتنسيق مع المصور لإلتقاط صور للمكان أو العروسين قبل الغروب إذا كان مكان الحفل في الهواء الطلق أي Outdoor.
التحضير والإستعداد المسبق لأي خطة بديلة في حال الطوارىء.
متابعة تفاصيل الحفل والتأكد من الإستعداد للفقرات التالية.
متابعة المصور ومونتاج الفيديو بعد إنتهاء الزفاف.
