قواعد حضور «اجتماع الموظفين»

كارمن العسيلي  |   5 نوفمبر 2018

يتجاهل بعض الموظفين قواعد التصرف السليم لدى حضور اجتماعات العمل، لاعتقادهم خطأ أنها اجتماعات عادية بين الزملاء ويحق لهم التصرف فيها على هواهم.
فما أبرز القواعد التي يجب على الموظفين الالتزام بها لدى حضورهم اجتماعات العمل الأسبوعية؟
• عدم الانشغال بأعمال أخرى عند حضور الاجتماع، مثل استخدام «اللابتوب» أو «الموبايل» أو قراءة أوراق وملفات، إلا في حال تدوين ملاحظات أو النظر في غيرها من أمور العمل المرتبطة بالاجتماع.
• وضع «الموبايل» في حالة الصمت، وتجنب النظر إليه أثناء الاجتماع.
• عدم الدخول في محادثات جانبية أثناء تحدّث أحد الزملاء، وإلا اعتبر هذا التصرف غير لائق.
• عدم المغادرة قبل انفضاض الاجتماع. أما في حال كان الموظف مرغَم على المغادرة باكراً لارتباطه بموعد ما، فيُستحسن أن يبلغ زملاءه بذلك قبل انعقاد الاجتماع.
• الاعتذار هاتفياً أو عبر إرسال «رسالة نصية» أو «إيميل» في حال عدم التمكن من حضور الاجتماع.
• عدم مقاطعة الزملاء عندما يتحدثون، والحرص على الإصغاء جيداً إلى ما يقولونه.
• الابتعاد عن الشجار والمناكفات أثناء الاجتماع. وفي حال كان ثمة اختلاف في وجهات النظر، فيُستحسن حله بطريقة راقية بعيداً عن الصراخ والتلفظ بكلام نابٍ أو جارح.
• عدم محاولة طرح مواضيع من خارج جدول أعمال الاجتماع لمجرد أنك غير راضٍ عن الجدول، أو أن المسائل موضع النقاش غير مهمة بالنسبة إليك.
• الاستعداد جيداً للاجتماع بهدف المشاركة بشكل فعال ومفيد. من المهم جداً أن يكون المجتمعون على اطلاع مسبق على المسائل التي ستناقش، وذلك بغية طرح قيمة إضافية إليها.
• عدم جلب الطعام إلى غرفة الاجتماعات أو تناوله أثناء انعقادها، باستثناء الماء والقهوة أو الشاي.
• الوصول قبل خمس دقائق من موعد الاجتماع وليس في الموعد المحدد، لأن ذلك يعتبر تأخيراً.
• عدم التشعب في المواضيع أو الإطالة في طرحها احتراماً لوقت الآخرين.
• عدم الاستغراق في النوم أثناء الاجتماع، إذ يفترض أن يكون المجتمعون واعين ومركزين على ما يقوله المتحدثون.