عادةً ما يلجأ المستخدم إلى برنامج ZIP لتصغير حجم الملفات الكبيرة للغاية، إلا أن هذا البرنامج لا يعمل مع بعض صيغ الملفات.
ويحذر البروفيسور هارالد غورل، المتخصص في أنظمة التشغيل وهندسة الكمبيوتر بجامعة الجيش الألماني بمدينة ميونيخ، قائلاً :"قد يؤدي ضغط الملفات في أسوأ الحالات إلى زيادة حجمها"؛ لأن بعض الصيغ، مثل ملفات الموسيقى MP3 والصور JPG والفيديو MPEG، تكون مضغوطة بالفعل، وعندئذ لا يمكن تصغير حجمها حتى مع استخدام أفضل البرامج لضغط الملفات.
وعلى الجانب الآخر تعمل برامج ضغط الملفات بصورة جيدة عند الرغبة في تصغير حجم البرامج أو المستندات، إلا أن ملفات PDF لا يتم تصغيرها إلا بدرجة ضيئلة.
وأوضح البروفيسور هارالد غورل طريقة عمل برامج ضغط الملفات، بأنها تقوم بالبحث عما يسمى بالأنماط المتكررة، أو سلاسل العلامات، التي تظهر كثيراً في الملفات، ثم تقوم بدمجها مع بعضها البعض. وبالتالي يقل طول العلامات ويتقلص معه حجم الملف أيضاً.
وكلما تمكن البرنامج من التعرف على الأنماط المتكررة بصورة أفضل، يظهر الملف المضغوط بحجم أقل، ويقول الخبير الألماني :"ونظراً لذلك تظهر اختلافات في الجودة بين البرامج". وبالإضافة إلى ذلك تتيح التطبيقات الجيدة للمستخدم إمكانية الاختيار ما بين ضغط الملفات بسرعة أو بشكل أكثر شمولاً.