#منوعات
زهرة الخليج - الأردن 10 يونيو 2022
قلة من الناس يحبون الاجتماعات في مكان العمل، من المتدرب الصيفي حتى النخبة في مجلس الإدارة، حيث وصف مؤسس شركة تسلا، إيلون ماسك، الاجتماعات بأنها "آفة"، وأشار استطلاع "هاريس" سيئ السمعة إلى أن 17% من الموظفين يفضلون مشاهدة الطلاء وهو يجف بدلاً من حضور اجتماع.
ووفقاً لمسحٍ جديد، فإنه يتم إنفاق 15% من الوقت التنظيمي في الاجتماعات، حيث يقضي المديرون المتوسطون 35% من وقتهم في الاجتماعات، في حين يقضي مديرو المستوى الأعلى 50% من وقتهم في الاجتماعات، لذا ادخلي اتجاهًا جديدًا للشركة "اجتماع مدته 15 دقيقة".
تم تقديم الاجتماع الذي يستغرق 15 دقيقة لأول مرة من قبل شركة الأتمتة المالية "Monite"، ومقرها برلين في يوليو 2021، عندما وضعت الشركة حد ربع ساعة للمديرين الذين يديرون اجتماعات الفريق.
ويقول خبراء الأعمال إن الاجتماع الذي يستغرق 15 دقيقة يحد من إرهاق الموظفين ويعزز المشاركة، خاصةً الآن بعد أن تعمل العديد من الشركات في الوضع الهجين أو البعيد تمامًا.
وعن ذلك يقول داني لين فاونتن، أحد مصادر المواهب في "Google"، ومؤسس "Focused on People"، وهي شركة لخدمات الموارد البشرية: "الاجتماعات التي تستغرق خمس عشرة دقيقة هي مصادر رئيسية للكفاءة، حيث تظهر البيانات أن 5% من الموظفين يوافقون على أن الاجتماعات تمنعهم من إكمال أعمالهم الخاصة، بينما تُهدر 24 مليار ساعة كل عام نتيجة اجتماعات غير منتجة".
وبالنسبة للمديرين، فإن تعلم كيفية التخطيط لاجتماع أقصر وإدارته هو عمل جيد.
استخدمي "سكروم"
نموذج واحد لإدارة اجتماع أقصر في مكان العمل هو "Scrum"، وهو إطار عمل لإدارة المشروع يشجع التعاون القصير المدى لمعالجة أهداف المشروع (يشبه إلى حد كبير لعبة الرجبي، حيث يتجمع أعضاء الفريق كتفًا إلى كتف لتحريك كرة الرجبي إلى الأمام).
وقالت أنجيلا دروكمان، مؤسسة "The Druckman Company"، وهي شركة تدريب سريعة في مكان العمل مقرها سياتل: "تم رفع نموذج الاجتماع لمدة 15 دقيقة مباشرة من سكروم".
وأضافت دروكمان أنها تقضي وقتًا لا بأس به في فصولها التدريبية، لتعليم الناس كيفية إدارة اجتماع فعال مدته 15 دقيقة.
إليكِ النصائح التي تقدمها لعملائها:
1. تعالي إلى الاجتماع واعرفي النتيجة التي تريدينها
قالت دروكمان: "تكون الاجتماعات أكثر فاعلية عندما تكون موجهة نحو النتائج"، و"إن صحيفة ديلي سكروم الجيدة تجعل أعضاء الفريق يقومون بمعظم الحديث وهم يتحدثون في الأغلب معاً، ولا يقدمون تقارير إلى شخصية ذات سلطة، مثل مدير المشروع".
2. اجعلي المحادثات هادفة لكن موجزة
أضافت دروكمان: "في الديلي سكروم، يقول كل عضو في الفريق ما فعلوه بالأمس، وما الذي سيعملون عليه اليوم وأي [عقبات] يواجهونها". و"إن استخدام هذه النقاط كإطار عمل للنقاش، يجعل الاجتماع قصيرًا لكن ذا قيمة عالية".
3. أغلقي المناقشات العرضية
تذكر دروكمان زملاءها بأن "ديلي سكروم" قد تكون مكانًا جيدًا لتحديد المشكلات، لكن ليس لحلها.
وقالت: "عندما يتم تحديد قضايا مهمة، لكنها ليست ذات صلة مباشرة بهدف ديلي سكروم، يجب على الشخص الذي يقود الاجتماع أن يوقف هذا الموضوع حتى يتمكن الناس من مناقشته في مكان آخر". و"هذه هي الطريقة لجعل الاجتماع ذا مغزى لجميع المعنيين".
إقرأ أيضاً: «الـ5 ساعات».. قاعدة تحول يوماً ضائعاً إلى ناجح
مزيد من النصائح للاجتماعات القصيرة
لدى المتخصصين في الإدارة أفكار إضافية، حول كيفية تقليل وقت الاجتماع إلى 15 دقيقة.
أولاً: حددي العناصر "التي تجب معرفتها" في اجتماعك:
1. حددي أولويات الاجتماع
ضعي في اعتباركِ ما تريدين الوصول إليه من خلال الاجتماع، بصفتك المدير، وتعرفي على الطريقة الأفضل والأكثر فاعلية لتحقيق تلك الأهداف، ثم ضعي الأساس لعقد اجتماع فعال.
2. التخطيط المناسب لاجتماع مدته 15 دقيقة
عليك إنشاء أهداف SMART (محددة وقابلة للقياس ويمكن تحقيقها وواقعية وفي الوقت المناسب)، ثم حددي من يجب أن يحضر الاجتماع وادعيهم فقط، ويمكن للآخرين الحصول على الملاحظات لاحقًا.
إقرأ أيضاً: جان-مارك مانسفيلت: حوار الثقافات يُثري الدار في «حلم التاج»
قومي بإعداد جدول أعمال محدد، وشاركيه مسبقًا، وكذلك شاركي المعلومات (ملاحظات، مواد، روابط للعرض، وما إلى ذلك) في وقت مبكر حتى يتمكن المشاركون من الاستعداد، حتى لا يضيع الوقت في مراجعة هذه المواد بالتفصيل أثناء الاجتماع.
حددي شخصًا ليكون ضابط الوقت، وآخر لتدوين الملاحظات أثناء الاجتماع.
أقصر.. لكن أكثر حدة
يجب أن ينتج الاجتماع، الذي يستغرق 15 دقيقة ما يعنيه، عمليات تعاون أقصر وأكثر حدة، تحدد أهداف المشروع، وتترك المزيد من الوقت لفرق العمل لتحقيق هذه الأهداف.
