#منوعات
زهرة الخليج - الأردن 9 أكتوبر 2022
تحدث حالات الطوارئ عندما لا نتوقعها على الأقل، لهذا السبب يطلق عليها حالات الطوارئ، فأنت حقًا لا تعرف أبدًا متى سيحدث شيء قد يهددك أو يهدد عائلتك.
وبينما يقوم معظم الأشخاص بإنشاء مجموعات طوارئ وحقائب، إلا أن الشيء الذي غالبًا يتخطونه هو الأعمال الورقية، وصدق أو لا تصدق، يعد تجهيز أهم مستنداتك للطوارئ خطوة حاسمة.
وسيساعدك إعداد هذه الأوراق لحالات الطوارئ على المدى الطويل، لذا سنلقي نظرة على بعض الطرق، التي يمكنك من خلالها البدء في وضع خطة لتلك المستندات المهمة للغاية.
اختر مكانًا مركزيًا لتخزين كل شيء
إذا كنت ترغب في الاستعداد بشكل أفضل لحالة الطوارئ، يجب عليك أولاً معرفة المكان الذي ستحتفظ فيه بجميع مستنداتك، حيث إن تناثرها في جميع أنحاء منزلك لن يساعدك إذا كانت لديك دقائق أو حتى ثوانٍ للإخلاء، لذا قبل أن تقلق بشأن الأوراق التي تحتاجها وكيفية تنظيمها، اختر موقعًا مركزيًا لتخزينها، فمثلاً يمكنكِ اختيار غرفة نومك الرئيسية، أو مكتب منزلي، أو خزانة.
قم بشراء المستلزمات الضرورية
بعد تحديد المكان الذي ستحتفظ فيه بأوراقك، فإن الخطوة التالية هي اختيار كيفية تخزينها، وسيتطلب ذلك منك الخروج وشراء بعض المستلزمات، مثل شراء خزانة ملفات واحدة، أو يمكنك اختيار ملف أو اثنين. بعد ذلك، ستحتاج إلى تحديد ما إذا كنت بحاجة إلى ملصقات، أم أنك ستكتب أسماء الفئات بنفسك. ماذا عن المجلدات؟ هل لديك ما يكفي أم تحتاج المزيد؟
صنّف مستنداتك
هل لديك خزانة ملفات أو ملف جديد أو اثنان جاهزتان للعمل؟ إذا كان الأمر كذلك، فيمكنك بدء الخطوة التالية، وهي تصنيف المستندات الخاصة بك، فما عليك سوى محاولة الاحتفاظ بجميع المستندات المتشابهة معًا. وقد تكون لديك كومة من أوراق التأمين، وأخرى بها جميع شهادات الميلاد والوفاة، وأخرى تتضمن ضمانات أو كتيبات.
أزل غير الضروري قبل التنظيم
الآن، بعد أن أصبحت لديك مجموعات مختلفة من الأوراق المتشابهة، فإن الخطوة التالية هي التخلص من غير الضروري منها. لذا، عندما ترى مستندًا لم يعد ذا صلة، فقد حان الوقت لإعادة تدويره أو تمزيقه.
حافظ على النسخ الأصلية آمنة
هناك وثائق معينة نحتاج جميعًا للاحتفاظ بها طيلة حياتنا، ووفقًا لمعظم المتطلبات الحكومية، تحتاج إلى التأكد من حصولك على النسخ الأصلية لأشياء معينة. على سبيل المثال، بطاقات الضمان الاجتماعي، وشهادات الميلاد والوفاة، والتراخيص، والعقود، هي بعض الأوراق التي يجب حفظ أصولها وتأمينها. تريد الاحتفاظ بها في مكان، حيث ستكون محمية من الحريق، أو أضرار المياه.
الرقمنة لمزيد من الأمان
في هذا العصر الرقمي، لديك الكثير من الخيارات لتخزين المستندات المهمة عبر الإنترنت. وهذه طريقة رائعة أخرى لحماية نسخ الأوراق التي قد لا تحتاج إلى الرجوع إليها كثيرًا، ومن خلال تخزينها رقميًا، ستتمكن من التخلص من الورق أكثر مما كنت تعتقد.
إقرأ أيضاً: إلى طالبات الجامعة.. موديلات حقائب أنيقة وعصرية تتسع للأغراض الجامعية
قم بتحديث المستندات عند الضرورة
في حين أن معظم مستنداتك المهمة لن تتغير من سنة إلى أخرى، إلا أن بعضها سيتغير، وهذا هو السبب في أنه من الممارسات الجيدة النظر في أوراق الطوارئ وتحديثها وفقًا لجدول شبه منتظم. تشمل العناصر التي ستحتاج على الأرجح إلى تحديثها سياسات التأمين والضمانات للأجهزة الجديدة التي تشتريها، والقروض والمستندات الضريبية والمزيد.
دع عائلتك تعرف
من الجيد أنك تتخذ الخطوات اللازمة لضمان حماية مستنداتك المهمة أثناء حالة الطوارئ، لكن بمجرد فرز كل شيء وتنظيمه وتعيينه في موقع مركزي، تأكد من مشاركته مع عائلتك. لا تحتفظ بمكان وجودها لنفسك، لأن هذا سيحبط الغرض من جميع الخطوات التي قمت بها بالفعل؛ لأنه إذا حدثت حالة الطوارئ عندما لا تكون بالمنزل، فيمكن لفرد آخر من العائلة على الأقل الحصول على ما هو ضروري.
