إيميل للمدير: لا أستطيع العمل من كثرة إيميلاتك
لاما عزت 1 ابريل 2012
تنهمر رسائل البريد الإلكتروني على موظفي العمل المكتبي كالمطر، فيضطرون لقطع المهام التي يؤدونها باستمرار للرد عليها، مما يسبب لهم إزعاجاً كبيراً ويُعيقهم عن إنجاز المهام. وكثيراً مايطلب المدراء الرد الفوري على الإيميلات ناسيين أومتغاضين عن كمية العمل التي يلزم تنفيذها.
وأشارت كارولين لوديمان، خبيرة التوظيف بمدينة شتوتغارت الألمانية، إلى أنه من غير المفيد أن يرد الموظف على كل رسالة بريد إلكتروني جديدة؛ حيث يتسبب ذلك في تشتيت انتباهه عن المهمة التي يؤديها أثناء ورود الرسالة.
وعن التصرف السليم في هذه الحالة، تقول لوديمان :"ينبغي على الموظف إنجاز المهمة الحالية قبل أن يتابع صندوق بريده الإلكتروني، وإلا فسيجد نفسه مضطراً للتركيز من جديد في المهمة التي كان يؤديها أثناء ورود البريد، مما يُعد إهداراً للوقت".
وتنصح خبيرة التوظيف الألمانية موظفي العمل المكتبي بمتابعة صندوق البريد والرد على الرسائل الواردة دفعة واحدة بعد الانتهاء من مهمة ما أو تحديد فترات زمنية منتظمة للقيام بذلك، على سبيل المثال كل ثلاث إلى أربع ساعات.
وعما إذا كانت هناك أوقات لا يفضل خلالها الرد على رسائل البريد، تقول لوديمان :"من الأفضل ألا يرد الموظف على الرسائل خلال فترة ما قبل الظهيرة؛ حيث إن هذه الفترة تمثل ذروة إنتاجيته، وبالتالي يجدر به استغلالها لإنجاز الأعمال الصعبة وذات الأهمية البالغة".
ومن أجل رؤية أكثر شمولاً ووضوحاً، تنصح خبيرة التوظيف الألمانية الموظفين بتنظيم صندوق البريد وتخصيص مجلدات لكل جهة من جهات الاتصال على حدة، على سبيل المثال مجلد للمدراء وآخر للزملاء وثالث للعملاء. فبذلك يمكنهم التفرقة بين الرسائل التي تحتاج إلى رد عاجل والرسائل التي يمكن تأجيل الرد عليها لوقت لاحق.
وينصح البعض بأن يؤشر المدير على الرسالة التي يحتاج لرد فوري عليها بكلمة تنبه الموظف في العنوان، وأن يكون هناك اتفاق على أن آخر ساعة من الدوام مخصصة للرد على الرسائل الغير مستعجلة. فهل هذا ممكن؟
